v       شرح وظایف متصدی امور دفتری و بایگانی:

1.       دریافت نامه‌ها, اوراق, پرونده‌ها و سایر مکاتبات رسیده به مدیریت و ثبت خلاصه مشخصات و جریان آنها در دفاتر اندیکاتور و کامپیوتر

2.       تفکیک و توزیع نامه‌ها بین افراد واحد مربوطه و پیگیری کردن آنها

3.       آماده کردن سوابق و پرونده‌های مربوط به جلسات به منظور اطلاع و مطالعه قبلی مدیر مربوط با هماهنگی مسئول دفتر

4.       تفکیک کلیه نامه‌های صادره و ارسال آنها به واحدهای ذیربط و ارسال سوابق نامه‌ها برای بایگانی

5.       انجام سایر امور محوله از سوی مسئول دفتربر حسب مورد

6.       تهیه صورت مایحتاج اداری کارکنان و تدارک و توزیع آنها

7.       تنظیم دفتر آمار کارکنان

8.       همکاری با رییس دفتر در زمینه آماده کردن سوابط و پرونده ها و گزارش‌‌های مربوطه

9.       شماره گذاری نامه ها در سیستم دبیرخانه اداره کل نظارت وارزیابی

10.   تفکیک, حفظ و نگهداری نامه‌ها, اوراق, اسناد, مدارک و پرونده‌ها براساس اصول صحیح و متناسب با روش‌های تعیین شده

11.   انجام اقدامات لازم برای نگهداری و بایگانی کردن سوابق, اوراق, نامه‌ها و گزارشات و سایر اسناد و مدارک مربوط نظیر صورت‌برداری,

12.   طبقه‌بندی, کدگذاری و بایگانی پرونده‌ها طبق دستورالعمل‌های مربوط

13.   پیوست کردن پرونده‌ها یا سوابق مربوط به نامه‌ها طبق دستور

14.   تحویل پرونده‌های مختومه به بایگانی راکد با اجازه مدیر کل

15.   بایگانی کلیه نامه های اداره کل نظارت وارزیابی به تفکیک گروهای نظارت، ارزیابی و بازرسی

16.   ایگانی و نگهداری کلیه سوابق کارکنان اداره کل به تفکیک ( رسمی، پیمانی، قراردای)

17.   بایگانی کلیه گزارشات ارسالی از استانها به تفکیک معاونتها و حوزه های دانشگاه

18.   بایگانی کلیه گزارشات مأموریتهای کارکنان به تفکیک استان ادارت