بسم الله الرحمن الرحيم
با سلام و صلوات بر حضرت محمد و آل طاهر ايشان، براساس بند الف ماده 49 قانون برنامه چهارم توسعه اقتصادي اجتماعي اداره دانشگاهها براساس آئين نامهها و مقررات اداري، مالي، استخدامي، تشكيلات خاص مصوب هيئت هاي امناء خواهد بود بر همين اساس آئين نامه مالي و معاملاتي جديد دانشگاه پيام نور، پس از بازنگري و اصلاح آئين نامه مالي و معاملاتي سال 1370 با تلاش در راستاي افزايش شفافيت مالي و معاملاتي در تاريخ 28/12/1391 جهت اجرا به ستاد هاي دانشگاه و به طبع آن به مراكز و واحدهاي دانشگاه ابلاغ گرديد. بر همين اساس به ترتيب، مسئوليت امور مالي دانشگاه به مدير كل امور مالي، در استانها به مديران مالي و در مراكز و واحد هاي دانشگاه به عاملين مالي تفييض گرديده است. كه در اين مختصر مي توان بر اساس آئين نامه مالي و معاملاتي دانشگاه بشرح ذيل به وظايف و مسئوليتهاي مدير كل امور مالي و مدير مالي اشاره نمود.
الف- اعمال نظارت مالي با رعايت مفاد آيين نامه و مصوبات هيات امنا
ب - نگاهداري حساب و تنظيم گزارشها و صورتهاي مالي و نظارت بر حفظ اسناد، دفاتر و مدارك مالي
ج – نگاهداري و حفظ و حراست و تحويل وجوه، نقدينه ها، سپرده ها و اوراق بها دار
د – نگاهداري حساب و نظارت بر اموال
ه – نظارت و كنترل بر وصول درآمدهاي اختصاصي و واريز آن به خرانه ( مدير كل امور مالي)
و - نظارت و كنترل بر وصول درآمدهاي اختصاصي و واريز آن به سازمان مركزي ( مدير مالي در استان ها)
ماده 4 آئين نامه مالي و معاملاتي :
برابر ماده 4 آئين نامه مالي و معاملاتي عامل مالي فردي است كه از بين اعضاي غير هيات علمي رسمي و يا پيماني واجد شرايط، براي اداره امور مالي و محاسباتي واحد هاي تابعه دانشگاه، با پيشنهاد مشترك مدير امور مالي و رئيس دانشگاه استان و حكم رئيس دانشگاه يا معاون اداري، مالي عمراني به اين سمت منصوب و به عنوان نماينده، قسمتي از وظايف و مسئوليتهاي مالي مدير امور مالي به وي محول مي گردد تا در واحد تابعه محل استقرار به انجام برساند.
وظايف عامل مالي عبارتند از:
· اداره و نظارت بر كليه امور مالي و محاسباتي تهيه و تنظيم دفاتر و صورتحساب هاي مالي طبق ضوابط و مقررات مربوطه
· حفظ اسناد و دفاتر مالي و ارسال به موقع اسناد مالي جهت واريز تنخواه دريافتي
· نگاهداري كليه وجوه نقدينه ها، تضمينات و نظارت بر كليه حسابهاي مربوطه
· نگاهداري و نظارت بر كليه حساب اموال دولتي، موجوديهاي اموال و گزارش به موقع آنها
· رعايت كامل بودجه ابلاغي، تامين اعتبار در حدود اعتبارات ابلاغي و گزارش ماهيانه عملكرد اعتبارات
· انجام هزينه ها در حدود اعتبارات ابلاغي، پس از طي مراحل هزينه، طبق آئين نامه مالي و معاملاتي با نظارت بر آنها قبل از هر گونه هزينه
· نظارت دقيق بر وصول و ايصال كليه درآمدها و ارسال گزارش عملكرد مربوطه هر ماه با اسناد و مدارك مثبته.
· گزارش سريع و به موقع به مدير مالي در خصوص انجام هر گونه هزينه و يا مورد مربوط به كليه امور مالي كه بر خلاف قوانين و مقررات مي باشد.
· بررسي دقيق پرونده هاي مالي و دانشجوئي بر اساس جداول شهريه ارسالي سازمان طبق قوانين و مقررات مالي.
· تنظيم برنامه كار واحد هاي مربوطه و كنترل و نظارت بر عملكرد آنها.
به طور كلي حوزه امور مالي از واحدهاي زير تشكيل شده است كه وظايف هر كدام به ترتيب تشريح ميشود:
واحد حسابداري
اين واحد از دو زير بخش زير تشكيل شده است كه وظايف آنها عبارتند از:
ü رسيدگي و صدور اسناد:
· صدور كليه اسناد پرداختي حسابداري
· رسيدگي به پيش پرداختها و علي الحسابها و اسناد و مدارك مربوط از نظر رعايت و اجرايقانون و مقررات مالي
· رسيدگي و اظهارنظر و اقد
· ام در مورد مسائل و پرونده اي مشكل مالي و حسابداري
· تهيه و تنظيم صورت حسابهاي كسور مالياتي
· برقراري ارتباط با عامل مالي دانشگاه و به امضاء رساندن اسناد و چك هاي صادره
· برقراري ارتباط با مسئول تداركات و كارپردازي مركز، جهت ايجاد هماهنگي لازم
· تهيه كليه ضمائم لازم جهت صدور سند نظير گزارش كار، مجوزهاي پرداخت و گزارشتأييدكار
· رسيدگي به رفع اشكالات اسناد حسابداري
· ارائه گزارشات مختلف درخواستي مديريت در زمينه مختلف كاري
· رسيدگي به اسناد و هزينه ها
ü اعتبارات و صدور چك
· بودجه دانشگاه بر حسب اعتبار مصوب واحدهاي نگهداري استفاده كننده از آنها
· نگهداري حساب اعتبار مصوب در دفاتر مربوط
· منظور نمودن هزينه هاي قطعي كليه تعهدات بر حسب عناوين فوق در دفاتر
· تهيه آمار ماهيانه در مورد جمع ارقام تعهد و هزينه قطعي و مانده اعتبارات واحد سيستم آن به مراجع زيربط
· تامين اعتبار درخواستهاي پرداخت وجه
· تهيه گزارشهاي لازم و انجام اموري كه در حدود وظايف محول مي شود.
· كنترل مانده اعتبارات و پيش پرداختها و صورت حسابهاي سنوات قبل و واريز آنها
· انجام ساير امور محوله از جانب مقام مافوق برابر ضوابط
واحد شهريه و تسويه حساب مالي:
· تسويه حساب مالي دانشجويان فارغ التحصيل و انصرافي رشته ها
· راهنمائي و پاسخ گوئي به مراجعين در حوزه شهريه و تصفيه حساب مالي
· ارائه گزارش دانشجويان بنياد شهيد، بهزيستي وكميته امداد براي تخفيفات
· كنترل وتاييد شماره حساب اساتيد، اعمال ماليات و تاييديه مالي براي حق الزحمه اساتيد
· گزارش اعمال تخفيفات شهريه كاركنان و همسر وفرزندان آنها پس از تائيد مقام تشخيش
· اطلاع رساني عمومي به دانشجويان در خصوص شهريه و تسويه حساب مالي
· كنترل منظم سيستم گلستان و پيگيري مشكلات مربوط به آن.
· رسيدگي به مشكلات شهريه دانشجويان و محاسبه، كنترل دستي و مطابقت با سيستم گلستان
· تهيه وتنظيم ساير گزارشات در خواستي از جانب مقام مافوق
· انجام ساير امور محوله از جانب مقام مافوق برابر ضوابط
واحد تداركات و كار پردازي
· دريافت و ترتيب اثر به درخواستهاي خريدي كه به تائيد رئيس دانشگاه رسيده و توسط عامل مالي تامين اعتبار گرديده است
· اقدام به خريد برابر ضوابط پس از اطمينان از عدم وجود موجودي در انبار
· تلاش براي گزينش بهترين نوع كالا و مواد برايخريداري به قيمت مناسب
· تحويل اجناس خريداري شده به انبار و دريافت رسيد از مسئول انبار
· دريافت يك نسخه از برگ درخواست جنس و اعلام عدمموجودي از مسئول انبار ارائه آن همراه با فاكتور خريد و قبض انبار و يك نسخه از دستور خريد واستعلام بها را به امور مالي
· بررسي و انطباق اسناد با فاكتور و فهرست مواد و كالاي خريداري شده، باقيمتهاي پرداختي
· دريافت تائيديه از متصديان فني و آزمايشگاهي مبنيبر انطباق كيفيت اجناس خريداري شده با برگ درخواست
· استعلام بها را پس از تأمين اعتبار ودريافت تنخواه‌گردان لازم
· تنظيم سند هزينه از اجناس خريداري شده برابر بافاكتور
· ارائه اسناد و دريافت مجدد تنخواه‌گردان
· تصفيه حساب تنخواه دريافتي در پايان هر سال
· تهيه وتنظيم ساير گزارشات در خواستي از جانب مقام مافوق
· انجام ساير امور محوله از جانب مقام مافوق برابر ضوابط
واحد اموال و انبار
بخش اموال:
· تنظيم فرم حواله اموال و اختصاص شماره به اموال غير مصرفي، با توجه به طبقه‌بندي مصوب ابلاغي
· الصاق شماره به اموال خريداري شده و اخذ امضاء از تحويل گيرندگان اموال و در نهايت اخذ امضاء‌هاي لازم از مقام‌هاي مجاز
· تفكيك و توزيع نسخ فرم حواله اموال پس از تكميل امضاء‌هاي لازم
· ثبت مشخصات كالاهاي خريداري شده كه به آنها شماره اموال الصاق گرديده در دفاتر موضوع فرمهاي 14 گانه
· ثبت مشخصات اموال در سيستم رايانه‌اي با توجه به طبقه اموال
· تنظيم فرم شماره 16 اموالي (ليست اموال متمركز در اتاقها و قسمتها)
· ثبت تغييرات و جابجايي اموال بين واحدها و قسمتها براساس (فرم تكميل شده نقل و انتقالات داخلي اموال بين واحدها و قسمتها پس از اخذ امضاهاي مجاز) و تنظيم فرم شماره 16 اموالي با توجه به تغييرات اعمال شده، و الصاق در قسمت مربوطه
· رعايت كامل قوانين و مقررات حاكم بر اموال دولتي و مصوبات آئين نامه مالي و معاملاتي، در جهت حفظ و حراست از اموال دولتي
· تهيه و تنظيم ليست امول اسقاطي در پايان هر سال و انجام مكاتبات لازم جهت تشكيل كميسيون تشخيص اموال اسقاط، به منظور تنظيم صورتجلسه و حذف اقلام مورد اشاره از دفاتر اموال.
· تنظيم پروانه خروج مال از سازمان يا موسسه در مواقع ضروري با توجه به اعلام كتبي واحد درخواست كننده و اخذ امضاهاي مجاز، تحويل به واحد درخواست كننده، و ثبت مشخصات اموال خارج شده در دفاتر مربوطه
· تنظيم گزارش و صورتجلسه حوادث براي اموالي كه در اثر سيل، زلزله، سرقت و آتش‌سوزي يا به هر علت ديگري از بين رفته است پس از اعلام كتبي واحد ذيربط و طي مراحل قانوني با توجه به آيين‌نامه‌ها ي مالي و معاملاتي، بمنظور حذف از دفاتر اموال
· شمارش و كنترل و تأييد ليست اقلام موجود در انبار و تنظيم صورتجلسه اموال در حكم مصرفي و ارسال آن به ستاد
· د انشگاه پيام نور استان، در پايان هر سال مالي
· تنظيم صورتحسابهاي اموال رسيده در فواصل 6 ماهه و ارسال آن به ستاد د انشگاه پيام نور استان
· تنظيم اسناد و مدارك مربوط به نقل و انتقال اموال اهدايي و ... به ادارات، پس از اخذ مجوزهاي لازم و انجام تشريفات قانوني و ثبت در دفاتر اموال
· تهيه صورتحسابهاي اموال فرستاده پس از نقل و انتقالات اموال و ارسال آن به ستاد د انشگاه پيام نور استان
· تحويل و تحول و نگهداري حساب اوراق بهادار، اسناد مالكيت خودروهاي متعلق به دانشگاه و همچنين اموال غير منقول (نظير ساختمان) و نگهداري سوابق و اسناد مالكيت دارايي‌هاي نامشهود از قبيل: امتياز خطوط تلفن و ...
· تفكيك بايگاني كليه اسناد و مدارك مربوط به واحد اموال با توجه به موضوع مكاتبات و اسناد و مدارك مالي دريافت شده توسط واحد اموال
بخش انبار:
· اعلام موجود يا عدم موجودي كالا به عامل مالي با توجه به برگه درخواست كالا تائيد شده توسط رئيس مركز
· روئويت كالاهاي خريداري شده و تطبيق كالاها با فاكتور خريد
· تنظيم فرم قبض انبار و حواله انبار
· تحويل كالا به درخواست كننده و اخذ امضاء از درخواست كننده و مقام هاي مجاز
· ثبت شماره و تاريخ قبض و حواله انبار در دفتر انبار
· شمارش و كنترل و تأييد ليست اقلام موجود در انبار، در آخر هر ماه
· اقدام به انبار گرداني و تهيه صورتجلسه در فواصل 6 ماهه
· تهيه وتنظيم ساير گزارشات در خواستي از جانب مقام مافوق
· انجام ساير امور محوله از جانب مقام مافوق برابر ضوابط